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6 juin 2016

Bureaucratie, quand tu nous tiens

Paperasse envahissante, règlements en pagaille et fonctionnaires tatillons: on connaît ça en Suisse, pays de la perfection. Comme le montrent nos témoignages, certaines professions souffrent de ce trop d’administration, alors que d’autres se font une raison…

Christiane Charmey s'appuyant contre une pile de dossiers.
Christiane Charmey, co-dirigeante de l’entreprise Atelier mécanique Eric Charmey SA à Préverenges (VD).

Que ce soit à titre privé ou professionnel, chacun de nous a eu affaire un jour ou l’autre à la bureaucratie. Parfois pour le meilleur, souvent pour le pire! Il faut dire que l’homme, en général, est rétif à tout ce qui est administratif, il trouve cela… rébarbatif. Surtout s’il n’en comprend pas le sens!

Alors quand la paperasse le submerge, quand les règlements l’étouffent, il hurle son désespoir ou s’en prend au préposé de service. La froideur du système et l’ineptie de certaines situations le poussent même à sortir de ses gonds, seule soupape pour ne pas perdre la raison.

On trouve une belle illustration de ce type d’imbroglio dans «Les douze travaux d’Astérix», lorsque le petit Gaulois et son complice Obélix poussent la porte de la maison qui rend fou pour obtenir le laissez- passer A38. De bureaux en guichets, de secrétaires en ronds-de-cuir, ils frisent la folie avant de remporter cette épreuve et de gagner la sortie.

A travers cette scène d’anthologie, Goscinny et Uderzo se sont amusés à brocarder l’administration française, réputée pour sa lourdeur et sa rigidité. Une tare toujours d’actualité, puisque le gouvernement Hollande a décidé de mettre en place un indicateur pour mesurer la complexité des démarches administratives afin de pouvoir ensuite les simplifier.

Un nom lourd de sens pour minimiser les dérives

Surnommé Kafka, en référence à l’écrivain tchèque qui a décrit les dérives d’une bureaucratie absurde dans son roman «Le Procès», cet instrument, que les Belges et les Néerlandais ont déjà adopté, pourrait également nous être utile, à nous autres Suisses qui devons parfois nous coltiner des procédures compliquées et des fonctionnaires tatillons.

Ce ne sont pas les entreprises de notre pays qui diront le contraire, elles qui luttent à travers leurs associations contre l’explosion des normes nationales et internationales, contre l’inflation des lois et des ordonnances, contre toute cette jungle réglementaire qui ralentit leur fonctionnement et va parfois même jusqu’à paralyser leurs initiatives.

Conscient du problème, le Conseil fédéral se penche au chevet de son administration depuis une dizaine d’années déjà, multipliant les mesures pour tenter de soigner la «bureaupathologie» qui accable son patient. Il préconise notamment de développer la cyberadministration, via par exemple la mise en place d’un guichet virtuel unique.

Une thérapie trop douce aux yeux du laboratoire de réflexion Avenir Suisse, qui propose d’y adjoindre quelques traitements de choc déjà testés à l’étranger — comme l’application du principe «one in, one out» (pour chaque nouvelle loi, une ancienne passe à la trappe) — de manière à mettre un frein à la réglementation galopante dont souffrent nos institutions.

Bref, Sisyphe a été condamné à rouler un rocher à perpétuité, nous à subir la bureaucratie pour l’éternité…

«Etre bien encadré a son importance»

«J’assume les tâches administratives de l’entreprise de mon mari depuis 1983. A mi-temps au début, puis à temps complet à partir de 1994, parce que notre société s’est développée et que le travail s’est complexifié. A cette même période, j’ai dû aussi relever le défi du passage à l’informatique. Il est en effet essentiel de suivre l’évolution technique à tous les niveaux, que ce soit dans l’atelier ou au bureau.

Christiane Charmey, co-dirigeante de l’entreprise Atelier mécanique Eric Charmey SA à Préverenges (VD) et présidente de Femmes PME Suisse romande, ajoute: «Comme spécialiste en gestion de PME (ndlr: elle a obtenu un brevet fédéral en 2014), je n’ai pas l’impression que la charge administrative a augmenté. Mais j’ai eu l’occasion de coacher une jeune entreprise et je me suis rendue compte de la somme de connaissances et de compétences spécifiques qu’il fallait avoir pour bien gérer administrativement une société de ce type.

C’est un travail conséquent avec des risques d’erreurs parce que vous ne pouvez pas tout maîtriser d’un coup.

Donc, ça serait bien que la volonté de l’Union suisse des arts et métiers (USAM) de se battre contre l’explosion des nouvelles réglementations et de simplifier les tâches administratives puisse se concrétiser.

Généraliser le travail en ligne quand c’est possible, ça serait aussi un plus. Et il ne faut pas hésiter à bien s’entourer, notamment par les associations professionnelles et les unions patronales cantonales, et à déléguer certaines tâches à des spécialistes (fiduciaire, courtier en assurances, etc.). En résumé, il y a beaucoup de paperasserie, oui! Mais on arrive à y faire face pour autant qu’on se forme, qu’on sache se faire encadrer et conseiller.»

«Il faut que cela ait du sens»

Mireille Brignoli dans sa salle de classe avec un ordinateur posé sur ses genoux.
Mireille Brignoli, enseignante à Coppet (VD)

Mireille Brignoli, enseignante à Coppet (VD) dans une classe de 1ère et 2e Harmos et vice-présidente du comité cantonal de la Société pédagogique vaudoise.

«Ces vingt dernières années, nos tâches administratives ont clairement augmenté. Si l’on prend la gestion des comptes, le système s’est complexifié: il faut remplir davantage de paperasse qu’auparavant et scanner nos tickets.

C’est normal de devoir justifier le moindre centime dépensé au nom de l’école,

mais cette volonté de contrôle est quand même vexante, c’est comme si on nous soupçonnait de vouloir voler dans la caisse. Du coup, pour éviter ces tracasseries, beaucoup de collègues paient ces frais de leur propre poche plutôt que de demander à être remboursés.

En ce qui concerne les enfants, on nous demande davantage de traces écrites. Avant, le directeur faisait la tournée une fois par année, on parlait de nos élèves et on rédigeait un petit rapport sur ceux qui avaient des besoins spécifiques. Maintenant, c’est institutionnalisé, on doit faire un rapport sur chaque élève et quand vous avez des situations complexes, je vous assure que ça prend plus que trois lignes pour dire où l’enfant en est.

Mais ça, c’est important, ça a du sens, alors que tout le reste, c’est seulement du papier à remplir pour justifier notre travail, pour rassurer tout le monde, pour prévenir d’éventuels problèmes sans que cela ne permette de les éviter.

Bref, c’est du temps que nous ne mettons pas pour préparer nos leçons, c’est du temps qui n’est pas pédagogique!

Quant à l’informatique, elle ne nous a pas simplifié la vie. Elle a réduit les délais, mais pas le nombre de tâches. Les piles de papier sont ainsi juste devenues virtuelles.»

«Des tâches administratives majoritaires»

Daniel Weissenberg portant de gros cartons devant une voiture de la Police.
Daniel Weissenberg

Daniel Weissenberg, inspecteur à la Brigade financière genevoise, qui s’exprime ici en tant que vice-président du syndicat de la Police judiciaire.

«Notre charge administrative a pratiquement doublé en dix ans. Pour plusieurs raisons: l’usage abusif des e-mails, la recherche par les membres de la hiérarchie de tout réglementer et de décharger la responsabilité sur le niveau inférieur, et enfin une volonté de contrôle de la part de nos supérieurs. Résultat: il faut tout justifier et il y a toujours plus de papier à remplir. Nous passons les trois quarts de notre temps à assumer des tâches administratives et un quart à faire notre travail.

Pour vous donner une idée, un document pour un simple congé syndical est tamponné douze fois et on y ajoute encore un post-it.

Vous imaginez la charge en temps de travail, reportée sur la totalité de la chaîne, pour délivrer cette autorisation.

Des exemples comme celui-là, j’en ai à la pelle et ils ont tendance à se multiplier. Actuellement, nous avons un système forfaitaire pour les petits frais et Monsieur Maudet (ndlr: Conseiller d’Etat du canton de Genève chargé du Département de la sécurité et de l’économie), sous prétexte d’une meilleure administration des fonds publics, veut revenir à des notes de frais de deux ou trois francs, qu’il va falloir rédiger, contrôler et tamponner jusqu’à ce qu’elles arrivent en bout de chaîne…

C’est absurde, et c’est du temps que nous volons aux citoyens!

Enfin, en ce qui concerne les tâches judiciaires – l’exercice de notre métier –, nous constatons également une augmentation de la charge administrative, mais elle a un sens. Le personnel la comprend et notre hiérarchie fait un effort pour en limiter l’explosion.»

«Toujours plus de papier»

Dr François Héritier dans son cabinet
Dr François Héritier

Dr François Héritier, interniste- généraliste à Courfaivre (JU) et vice-président de Médecins de famille suisse.

«La perception est très variable d’un médecin à l’autre en ce qui concerne la charge administrative, mais elle n’a certainement pas diminué.

D’autant que l’on constate ces dernières années une augmentation des contrôles et des demandes de rapports de la part des assurances.

Mais j’ai quand même l’impression que ce sont surtout les médecins qui sont depuis plus de vingt ans en cabinet, c’est-à-dire grosso modo depuis l’introduction de la Lamal (ndlr: Loi fédérale sur l’assurance- maladie, introduite en 1994), qui souffrent le plus de cette situation et qui sont donc les plus rétifs à la bureaucratie.

En absolu, si l’on additionne toutes les minutes investies par jour dans la paperasserie, en cabinet médical, nous restons bien en-dessous de l’administration d’un établissement hospitalier, par exemple.

Nous arrivons à dégager nettement plus de temps pour les patients qu’à l’hôpital, où un médecin consacre moins de 40% de son temps aux patients.

Il est vrai que si je peux passer la grande majorité de mes journées de travail à voir ma clientèle, c’est parce que je délègue toutes les tâches de gestion telles que facturation, administration et comptabilité à une assistante. Moi, je ne m’occupe finalement que de la partie médicale.

Je suis passé au dossier électronique il y a quatre ans. Ça n’a pas réduit la charge administrative, en tout cas pas durant la phase de l’introduction des données dans l’ordinateur. Nous avons encore un peu de paperasse à rentrer, mais ensuite, ça devrait permettre d’accélérer nombre de procédures. Enfin, je l’espère…»

Texte: © Migros Magazine | Alain Portner

Auteur: Alain Portner

Photographe: Pierre-Yves Massot