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14 mars 2016

La vie trépidante et méconnue des secrétaires

Elles sont assistantes, employées de bureau, réceptionnistes, téléphonistes ou dactylographes et souvent tout ça à la fois. Elles sont l’indispensable pivot d’une entreprise et pourtant, leur profession est bien peu valorisée.

Adriana Noppen
Adriana ne désespère pas de voir disparaître un jour le manque de considération pour son métier.

«Les directeurs dirigent l’usine mais les secrétaires dirigent les directeurs.» Pas besoin d’être chinois ni romancier, comme Jiang Zilong, (lien en anglais) pour le savoir. La secrétaire – qu’elle soit médicale, juridique, de PME ou perdue dans un open space de multinationale – est souvent à la fois le pivot, la roue de secours, le premier rempart, la femme à tout faire et la mémoire d’un petit monde placé au-dessus d’elle, mais qui sans elle s’arrêterait probablement de tourner.

La secrétaire est aussi une figure de l’imaginaire, consacrée par la littérature et le cinéma –que serait James Bond sans Miss Moneypenny? – et une convergence de tous les clichés. Le premier d’entre eux voulant qu’il s’agisse forcément d’une femme. Le secrétaire, lui, existe bel et bien, fait à peu près le même travail, mais ne s’appelle pas le secrétaire: il a droit généralement au titre plus ronflant d’assistant.

Dans cette maison, c’est la seule qui ait un cerveau.»

Voilà ce que disait de sa secrétaire le responsable d’une entreprise que nous ne nommerons pas, mais honorablement connue de la rédaction. L’heure était donc venue, à travers quatre témoignages, d’un bon coup de chapeau à une profession qui croule rarement sous la reconnaissance et le prestige.

«On a vu des secrétaires sauver la mise à leur patron»

Adriana Noppen travaillait dans la vente. Des horaires peu conciliables avec la vie de famille – «les nocturnes, les samedis» – l’incitent à bifurquer. Elle suit une formation rapide «où l’on apprend les bases du secrétariat, de la dactylo, du français, du droit, de la correspondance, de la comptabilité. Un peu de tout.» Un cursus de neuf mois, couronné par un diplôme de commerce.

L’idée c’était d’avoir un travail plus propre. Dans un bureau, ma qualité de vie a été améliorée nettement.»

Et la voilà aujourd’hui secrétaire-réceptionniste à l’Ecole-club Migros de Sion. Les tâches s’avèrent multiples. «Accueillir les gens, les renseigner sur les cours, connaître la disponibilité des enseignants, s’occuper de la publicité, rappeler les gens. Nous sommes en fait le premier contact entre l’école et les clients.»

Il arrive aussi de devoir encaisser les éventuelles manifestations de mécontentement. «Des couacs peuvent toujours survenir – un cours reporté, un enseignant qui a oublié de venir – et c'est la secrétaire qui prend même si elle n'en peut rien».

Adriana ose à peine avancer une explication au fait que le secrétariat soit resté un domaine presque exclusivement féminin. «Peut-être parce que c’est le bas de l’échelle.» Un premier échelon qu’elle voit pourtant comme indispensable.

Il y a des gens qui ont des responsabilités, mais qui ne savent pas scanner un papier, qui ne savent pas utiliser la photocopieuse, qui sont complètement paumés.»

Reste que les stéréotypes ont la vie dure. «Je parlais récemment avec une personne qui est dans la comptabilité, je lui disais que j’avais une bonne connaissance du travail de bureau, il m’a dit, mais tu pourrais venir travailler chez nous. Est-ce que tu sais faire le café?»

Ce manque de considération pour son métier, Adriana ne désespère pas de le voir disparaître. «Un bureau qui dispose d’une secrétaire compétente marchera bien. On a vu des secrétaires sauver la mise à leur patron.» Pour elle,

le secret d’une bonne secrétaire, c’est la polyvalence. Etre capable de toucher à plein de choses, c’est ainsi qu’on se rend indispensable.»

«Une secrétaire, c’est la carte de visite de l’entreprise»

Aurore Simon
De par son métier, Aurore Simon est plus particulièrement consciente de la souffrance des autres.

Arrivée en Suisse en 2000, de sa Lorraine natale, et aujourd’hui naturalisée, Aurore Simon a toujours été attirée par l’univers médical «et l’empathie qu’il nécessite».

Après avoir travaillé comme employée de commerce, elle décide de suivre une formation de secrétaire médicale. Elle officie aujourd’hui à l’accueil dans une clinique privée lausannoise spécialisée en psychiatrie.

Un travail très diversifié, entre l’accueil, les téléphones et un peu de secrétariat. «Nous sommes assez multitâches. L’avantage du téléphone avec le casque, c’est qu’on a les mains libres, on peut noter un message et en même temps faire un geste à un collaborateur pour lui demander de signer une ordonnance, tout en essayant de suivre au téléphone ce que le patient nous demande.»

Les secrétaires médicales jouent aussi un peu le rôle de premières intervenantes.

Quand une personne en détresse appelle, on essaie d’avoir des renseignements pour que d’autres services puissent prendre rapidement le relais.»

Parfois, des patients se présentent spontanément à la réception. «Notre mission est alors de les rassurer.»

A côtoyer au quotidien le monde très particulier des soins psychiatriques, Aurore Simon raconte en être vite arrivée à ne plus oser se plaindre. «Ça devient difficile de jouer les Calimero. Quand on voit tout ça, on se dit qu’on a beaucoup de chance.»

Des liens néanmoins peuvent se créer. «Il y a des patients qui ne viendront que chez moi, ils me connaissent, une petite affection existe.» Aurore Simon explique encore qu’«au téléphone ou à l’accueil» une secrétaire sera «la carte de visite de la société. C’est primordial.

On peut perdre un patient simplement parce que la secrétaire sera mal lunée ce jour-là.»

L’autre face de ce travail, c’est la relation avec les médecins. «Sans nous, sans le secrétariat médical, je ne vois pas comment ils feraient. C’est un échange perpétuel. Chaque médecin a son caractère, ils sont exigeants, mais l’entente est très bonne, tout le monde se tutoie, on est tous sur le même pied.»

Un aspect incontournable de la profession de secrétaire et tout spécialement dans le secrétariat médical, c’est évidemment la confidentialité. «Quand on est au téléphone avec un patient, on baissera d’un ton, de façon à ce que les autres patients qui sont à l'accueil n'entendent pas la conversation. Ou quand le patient se présente, on ne criera pas son nom. La confidentialité consiste aussi à bien ranger nos desks en partant, à ne pas laisser des documents à la vue de tous.»

«Ça ne me dérange pas d’être la personne de l’ombre»

Dorothée Vouillamoz
Dorothée Vouillamoz apprécie son statut d'indépendante.

Après avoir été responsable administrative dans un centre de formation, Dorothée Vouillamoz a choisi l’indépendance.

Elle effectue, sur Genève, différents travaux pour des clients aussi divers que des PME, des fondations, des chercheurs scientifiques, des structures universitaires, des maisons d’édition, des particuliers noyés sous la paperasse. Des entreprises aussi qui font appel à elle pour rédiger des courriers de prospection, ou pour un travail particulièrement confidentiel qu’elles préfèrent confier à quelqu’un d’extérieur.

Ou encore l’AI, qui la mandate «auprès de personnes qui ont vraiment des difficultés administratives. Au lieu de penser tout de suite à une mise sous tutelle, il faut parfois juste leur montrer que ce n’est pas si grave. En général, ça se conclut par une grosse opération de classement. Ce sont souvent des gens qui n’ont pas ouvert leur courrier depuis plusieurs années.» Il est arrivé à Dorothée Vouillamoz de mettre en ordre seize ans de courrier. Ça lui a pris trois jours:

Il faut une vraie technique, par exemple pour ouvrir les enveloppes, parce qu’on peut perdre du temps inutilement avec la manutention.»

Le fait que le travail de secrétaire ne jouisse pas toujours d’une immense considération lui est parfaitement égal. «Ça ne me dérange pas d’être la personne de l’ombre.

Ce que j’aime dans ce métier, ce sont les gens. J’ai beaucoup de compréhension pour ceux qui ressentent le secteur administratif comme un dragon venant toquer à leur porte.»

Dorothée Vouillamoz ne s’offusquera pas non plus que le secrétariat soit encore et toujours assimilé à un travail de femme. Elle préfère y voir une valorisation de qualités plus féminines que masculines.

Il faut savoir s’adapter, être une médiatrice, une conciliatrice, anticiper beaucoup, deviner, pour ne pas avoir à faire répéter trois fois des consignes qui ne sont pas toujours énoncées en des termes exacts. Tout cela exige pas mal de finesse.»

Sur la question de savoir où commence et où s’arrête le travail d’une secrétaire attitrée, Dorothée Vouillamoz a des idées bien arrêtées.

Certains patrons font vite un transfert du statut de secrétaire à assistante personnelle. Il faut mettre des limites.

Rendre éventuellement un ou deux services d’ordre privé, comme aller chercher une valise oubliée, pourquoi pas, si ça prend très peu de temps, mais toujours veiller à ne jamais glisser dans l’obscène.» «Surtout, estime-t-elle, que ce genre de petits services peuvent créer de la confiance. Et la confiance, c’est très important dans ce travail. Le mot de “secrétaire” vient de “secret”.

Une secrétaire, c’est celle qui est dans le secret, c’est la personne de confiance.»

Et même un peu plus que ça. «C’est parce que nous faisons tous des erreurs que nous avons besoin d’un service administratif. S’il n’y avait pas d’erreur, il n’y aurait pas de secrétaire.»

«Même si je ne l’avais pas vraiment choisie au départ, c’est une profession qui m’a assez convenu.»

Des assurances, des banques, des études d'avocats, une chancellerie d’Etat. Son métier de secrétaire, Martine Merazzi l’a exercé dans des domaines très différents. «Même si je ne l’avais pas vraiment choisie au départ, c’est une profession qui m'a bien convenu».

Pour elle, le mot de secrétaire «n’est plus d’actualité. Il faut être très polyvalente, très organisée, on ne vous montre que rarement le travail, vous devez souvent mettre en place le poste vous-même.» Avec très vite pourtant un risque de stagnation.

«Vous voyez bien qu’il y aurait beaucoup de choses à améliorer, mais vous n’y arrivez pas, parce que les personnes dont vous dépendez directement n’ont pas envie que les choses change et elles vous remettent vite à votre place.»

Martine Merazzi explique que le côté multitâche du job a ses avantages et ses inconvénients. «C’est un métier où la polyvalence tient une grande place et cela le rend d’autant plus intéressant mais c’est aussi un métier où il est important de se faire respecter.»

Ce qui ne serait pas forcément toujours le cas. «Je trouve parfois affligeantes certaines attitudes. Quand vous êtes assistante ou secrétaire dans une entreprise importante,

vous pouvez être jalousée par des personnes qui travaillent dans des secteurs comme la communication ou la comptabilité, ou autres et qui n'ont pas cette vision d'ensemble de l'entreprise que vous possédez».

Pour autant, selon elle, une secrétaire efficace devra savoir rester «assez humble, savoir jongler avec les caractères et avec les postes, être ni trop ambitieuse ni trop introvertie». Et bien sûr faire preuve d’une discrétion à toute épreuve. «Une secrétaire est amenée à savoir beaucoup de choses, elle a des contacts avec tous les services d'une entreprise, il faut une grande maîtrise de soi.»

Le cinéma a largement inscrit dans l’imaginaire populaire des relations entre un patron et sa secrétaire qui peuvent dépasser largement le cadre professionnel. «Oui, concède Martine Merazzi, ça peut-être délicat. Moi j’ai toujours été claire et si ça ne convenait pas, je laissais la place à quelqu’un d’autre.»

Des pressions et des avances, elle raconte en avoir subi. Par exemple lorsqu’elle travaillait dans une grande banque. «Il faut avoir du caractère, il faut savoir ce qu’on se veut et ce qu'on ne se veut pas.

Aujourd’hui, Martine Merazzi a pris une retraite anticipée, mais continue de travailler dans le même domaine à son compte, pour des associations ou des entreprises «qui ont besoin de mettre en place quelque chose de très réactif et de très rapide».

Texte: © Migros Magazine | Laurent Nicolet

Auteur: Laurent Nicolet

Photographe: Jeremy Bierer