Archives
20 octobre 2014

«Les archives sont l’une des garanties de la démocratie»

Les Archives fédérales suisses veillent à la conservation des documents numériques. Alain Mast et Stefan Kwasnitza, deux des gardiens, présentent le projet de plateforme d’Open Government Data.

Alain Mast et Stefan Kwasnitza dans les locaux de l'AFS
Les garants des Archives fédérales suisses: Alain Mast, chef du service de la sécurisation et des solutions d’archivage (à g.), au côté de Stefan Kwasnitza, chef de la division de l’accès à l’information.

Les Archives fédérales suisses (AFS sont la mémoire des activités de l’Etat fédéral. La priorité va aux documents du Parlement, du Conseil fédéral, de l’administration fédérale et des représentations suisses à l’étranger.

Parallèlement, les AFS ont pris en charge plus de six cents fonds privés d’organisations et de particuliers étroitement liés à l’Etat fédéral. Elles conservent actuellement dans leurs locaux à Berne 59 km d’archives (contre 51 en 2008), dont plus de deux tiers datent d’après 1945 et sont en langue allemande. Elles sont constituées en premier lieu de textes, mais aussi de photographies, documents audio, vidéo. Les premières données numériques y ont été stockées en 1982.

Si des papyrus vieux de plusieurs millénaires sont encore lisibles aujourd’hui, d’aucuns craignent que nos documents numériques ne soient déjà plus exploitables d’ici quelques décennies. Aux AFS, Alain Mast, chef du service de la sécurisation et des solutions d’archivage, et Stefan Kwasnitza, chef de la division de l’accès à l’information, établissent la liste des mesures prises par la Confédération pour conserver sur le long terme les documents informatiques. Et détaillent les avantages et le potentiel que présentent ces techniques face à l’archivage traditionnel.

Quels sont les avantages de l’archivage sous forme numérique?

Stefan Kwasnitza (SK): Les documents analogiques (papier, photo ou vidéo), s’ils sont trop souvent consultés, perdent petit à petit en qualité. Lorsqu’il existe une copie numérique, nous pouvons travailler sur celle-ci et donc minimiser les contacts avec l’original. Une copie qui a aussi l’avantage de pouvoir être mise plus facilement à disposition du grand public, par exemple si elle est accessible par le biais d’un portail internet.

Où se situent les AFS dans ce passage au numérique?

SK: Le processus, démarré en 2008, est progressif. Et les offices, les uns après les autres, opéreront leur transition vers la gestion électronique des affaires jusqu’en 2018. A la suite d’une période où les deux types de documents – l’analogique et le numérique – coexisteront, il est prévu à terme de renoncer complètement à l’archivage analogique, puisque l’administration fédérale ne devra plus que produire des documents numériques.

Bien entendu, quelques exceptions subsisteront: notamment les archives existantes et quelques autres documents très symboliques que l’on conservera tout spécialement sous forme papier.

Les technologies évoluent très rapidement. Comment s’assurer que les fichiers électroniques stockés ici seront encore lisibles dans le futur?

Alain Mast (AM): Notre travail aux AFS consiste justement à anticiper sur l’avenir. Nous avons donc l’habitude d’observer en permanence l’évolution des formats utilisés aujourd’hui et d’envisager ceux vers lesquels nous pourrions nous tourner ces prochaines années. Il s’agit alors de convertir les fichiers stockés chez nous dans ces nouveaux formats, pour s’assurer de leur lisibilité future.

Stefan Kwasnitza et Alain Mast (à dr.) lors de l'entretien.
Stefan Kwasnitza et Alain Mast (à dr.) anticipent les problèmes de conservation des documents historiques suisses.

Ne perd-on pas obligatoirement en qualité lorsqu’on convertit un fichier dans un nouveau format?

SK: Avant d’effectuer de telles opérations, les nouveaux formats sont évalués dans les moindres détails pour être sûr que l’information complète pourra être conservée. Tout comme nous minimisons le plus possible la fréquence de ces conversions. N’oublions pas que la gestion du papier dans la durée pose aussi quelques problèmes: il faut notamment le mettre à l’abri de l’humidité et procéder à sa désacidification.

Et comment protéger les serveurs par exemple d’un «bug» ou d’une catastrophe naturelle?

AM: Là encore, le numérique a ses avantages. Les archives papier ne sont en effet stockées que dans un seul lieu et il n’en existe généralement aucune copie. Les dommages en cas d’inondation ou d’incendie sont donc considérables! Les serveurs informatiques sont bien sûr tout autant fragiles... C’est pourquoi

toutes les archives numériques sont conservées à triple, dans des lieux différents: deux en ville de Berne et un troisième... quelque part ailleurs en Suisse.

Je n’ai pas la permission d’être plus précis!

Les documents numériques peuvent aussi être piratés...

AM: Nos systèmes sont très bien sécurisés. Il faut par exemple franchir plusieurs pare-feux consécutifs avant d’accéder aux données! Sans compter que dans le monde numérique tout est traçable… Grâce à notre système d’identification, nous pouvons repérer ainsi en tout temps qui entre ou sort d’un fichier.

Le numérique ne pose-t-il pas aussi problème lorsqu’il s’agit de prouver l’authenticité des documents?

AM: Notre rôle est d’abord de ne stocker que des données qui ont été authentifiées. Si on vient chercher un document aux AFS, soit sur place soit en ligne, on peut donc être certain qu’il s’agit d’un original! Ensuite, nos processus de contrôle automatiques nous permettent d’identifier tout changement dans un document à l’intérieur de nos magasins numériques. En cas d’erreur, le système nous avertit et nous avons la possibilité de restaurer le fichier original.

Vous avez lancé l’an dernier un projet pilote de plateforme Open Government Data (lire encadré). Quels en sont les avantages?

SK: Le but est de rendre disponibles de manière centralisée sur le web les données de l’administration publique qui sont déjà accessibles au grand public. A l’image de ce qui se fait dans la ville de Zurich, qui a joué le rôle de pionnière en Suisse.

L’idée, c’est de pouvoir tirer de ces plateformes de nouvelles informations, grâce à la combinaison de plusieurs données. Par exemple en mettant en relation des statistiques à propos du développement démographique et d’autres sur les primes d’assurances maladie.

L’économie pourrait se servir de ces informations pour créer de nouveaux services. Et les activités du gouvernement et de l’administration seront plus transparentes pour les chercheurs, les médias ou directement pour les citoyens.

Les AFS proposent dès ce printemps de prendre en charge l’archivage numérique des cantons, communes et autres institutions de droit public. Pourquoi ce nouveau service?

AM: Cette collaboration permet à ces institutions de ne pas avoir à bâtir leur propre réseau d’archives numériques. Ces infrastructures sont particulièrement coûteuses à mettre en place.

Genève est le premier canton à profiter de nos services.

Ses données sont donc stockées dans les mêmes lieux que les AFS, mais sur des serveurs séparés. La confidentialité est bien sûr garantie, les AFS ne bénéficiant que d’un accès en tant qu’administrateur technique.

Comment imaginez-vous les AFS dans cinquante ans?

SK: Il ne fait aucun doute qu’elles auront toujours le même rôle à jouer:

il est indispensable qu’une institution règle la valeur archivistique des documents et assure la traçabilité et la transparence de l’activité de la Confédération.

Les archives sont l’une des garanties de la démocratie! C’est l’accès pour le grand public qui pourrait connaître les plus grands changements: les données seront disponibles de partout et plus faciles à relier entre elles. Dans un monde numérique, où la quantité d’informations croît jour après jour, il est toujours plus important d’assurer un archivage des données les plus pertinentes et dont on peut assurer l’authenticité.

Auteur: Alexandre Willemin

Photographe: Laurent de Senarclens