1 juillet 2013

Les règles de la correspondance

Pour avoir un impact positif sur son destinataire, une lettre doit être bien structurée et répondre à un certain nombre de codes. Stéphanie Mayr, apprentie au COFOP au secteur «Commerce», nous dévoile la marche à suivre.

Stéphanie Mayr tenant un ordinateur devant le visage, avec son portrait sur l'écran
Pour susciter l’intérêt de son destinataire, une lettre ne peut être rédigée à la va-vite.

La rédaction d’une lettre officielle ne se fait pas dans l’urgence. Car pour susciter l’intérêt du destinataire, celle-ci doit respecter un certain nombre de règles. Ainsi, on doit à chaque fois indiquer toutes les informations nécessaires, et dans un ordre précis: nom et coordonnées de l’émetteur et du destinataire, lieu et date de rédaction, si nécessaire: intitulé de la lettre, formule d’appel, introduction pour préciser la nature du message, corps de la lettre, formule de politesse et signature.

La formule d’appel est un élément particulièrement important. Car plus le destinataire occupe une place importante dans la société, plus l’émetteur doit respecter les codes de rédaction: titre, formules de politesse respectueuses, etc.

Quant aux règles d’espacement entre les éléments, les apprenti(e)s employé(e)s de commerce se les rappellent grâce à la «règle du 5-4-3-2»: bien utile pour savoir qu’il y a cinq espacements entre l’adresse du destinataire et la date, quatre entre celle-ci et le titre, trois entre le titre et la formule d’appel et deux entre celle-ci et le corps de la lettre!

Les étapes

Pour bien rédiger une lettre, il existe des codes précis. Par ailleurs, certaines règles d’espacement permettent de structurer le texte et de le rendre plus lisible. Ainsi, le premier choix à opérer est celui du caractère: il est conseillé de choisir une police bien lisible, par exemple de l’Arial ou du Times. Et une taille de caractère entre 10 et 12.

Expéditeur et destinataire

Attention: la distance entre l’adresse de l’expéditeur et celle du destinataire dépend de la position de la fenêtre sur l’enveloppe! Généralement, il n’y a pas d’espacement. La première ligne de l’adresse du destinataire se situe à droite, sur la même ligne que la dernière de l’expéditeur (située, elle, à gauche). Mais il s’agit de vérifier en fonction de la fenêtre, et de moduler si nécessaire.

Expéditeur et destinataire
Expéditeur et destinataire

Date

On compte 4 espacements entre la dernière ligne de l’adresse du destinataire et la date, en écrivant sur la 5e ligne.
Attention: pour la date, on écrit d’abord le lieu, on met une virgule (importante !), puis la date en indiquant le mois en toutes lettres.

Titre de la lettre

On compte 3 espacements sous la date, et on écrit sur la 4e ligne. On peut indiquer le mot «Concerne», suivi de deux points puis d’un titre concis résumant clairement le contenu de la lettre. Mais cela n’est plus obligatoire.
Si on l’écrit, il faut savoir que:

  • on peut le souligner, mais pas le reste de la phrase.
  • on peut le mettre en gras, et on le ne souligne alors pas.
  • si l’on préfère indiquer juste le titre: on met alors une bordure sur toute la largeur de la page, afin de souligner l’intégralité du texte (cela permet de le mettre en évidence).
Titre de la lettre
Titre de la lettre

Formules d’appel

Respecter 2 espacements entre le titre et les formules, et écrire sur la 3e ligne.
Pour la formule elle-même – qui permet d’identifier le destinataire –, indiquer «Madame» ou «Monsieur». Si l’on s’adresse à un couple ou à un destinataire inconnu, on indique les deux. Attention: en tous les cas, toujours mettre une virgule après! Ne pas oublier non plus la majuscule, et ne pas utiliser d’abréviation.

Corps de la lettre

On fait ensuite un retour à la ligne, et on commence à écrire le corps de la lettre sur la deuxième ligne.
Si la quantité de texte est importante, l’idée est de l’alléger en faisant des retours à la ligne, mais sans séparer les éléments importants. Par exemple, lors de la réception d’une offre d’emploi: on accuse réception de la lettre, puis on explique dans un autre paragraphe pourquoi on accepte la candidature – ou non.

Formules de politesse

A la fin de la lettre, on laisse un espacement, puis on indique les formules de politesse.
Bon à savoir: l’expression «salutations distinguées» ne s’utilise plus, car on estime qu’elle manque de considération. Pour une personne qui nous est supérieure hiérarchiquement, on peut utiliser «Veuillez croire en nos sentiments les meilleurs», par exemple. Attention, il est important d’indiquer le titre s’il y en a un. Par exemple: «Je vous prie de croire, Madame la Directrice, en mes sentiments les meilleurs». La formule de politesse la plus usitée reste néanmoins «Veuillez agréer nos salutations les meilleures».

Formule de politesse
Formule de politesse

Signature

En général, on laisse ensuite au minimum deux espacements (selon l’espace général de la lettre), puis on appose la signature, en indiquant nom et prénom.
Si on veut aussi donner un nom d’entreprise, on indique celui-ci, puis la fonction. On laisse ensuite un espace pour la signature manuscrite et, dessous, on inscrit le nom et le prénom.
On fait parfois également un pied de page, lorsque l’entreprise désire mettre en évidence son nom et ses coordonnées.

Attention: après avoir terminé d’écrire sa lettre, ne pas oublier de justifier le texte!!

Le résultat final.
Le résultat final.

Photographes: Loan Nguyen et Vicky Althaus

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